Przedsiębiorcy, zwłaszcza początkujący, mają wątpliwości, czy mogą anulować fakturę, czy konieczna będzie korekta. W przepisach dotyczących podatku VAT nie występuje takie pojęcie jak: anulowanie wystawionej faktury. Z ustawy o VAT dowiadujemy się za to, w jakich przypadkach musimy wystawić fakturę korygującą. Spójrzmy:

Gdy po wystawieniu faktury:

1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,

2) udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik musi wystawić fakturę korygującą.

 

Mimo tych przepisów, w praktyce dopuszcza się „anulowanie faktur” w przypadku, gdy nie zostały one jeszcze wprowadzone do obiegu prawnego. Dokumenty tych operacji księgowych opatrzone odpowiednią adnotacją powinny być zachowane w dokumentacji wnioskodawcy, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.

Anulowanie faktury będzie możliwe tylko wtedy, gdy zostaną spełnione warunki:

• nie doszło do wykonania usługi, dostawy i wydania towaru,
• nie wprowadzono faktury do obrotu prawnego.

Pierwszy punkt jest jasny jak słońce – nic się jeszcze nie wydarzyło: nie wykonaliśmy danej usługi czy nie dowieźliśmy towaru. Natomiast czym jest wprowadzenie do obrotu prawnego? To sytuacja, w której np. zobaczyliśmy błąd w programie księgowym, zanim doręczyliśmy faktury do kontrahenta.  Sprzedawca musi posiadać zarówno kopię jak i oryginał faktury.

 

Jak anulować fakturę? Na oryginalne i na kopii należy nanieść adnotację „anulowano” i przekreślić oba dokumenty. W ten sposób zabezpieczamy się prawnie, że nikt ponownie nie wykorzysta tego dokumentu. Można także napisać na fakturze powód anulowania. Mimo że anulowane faktury nie podlegają ewidencji, trzeba je trzymać w firmowym archiwum, aby zachować ciągłość w numeracji.